Інвентаризація грошових коштів, грошових документів і бланків документів суворої звітності
Інвентаризація каси проводиться відповідно до Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого рішенням Ради директорів Національного банку України від 22 вересня 1993 № 40 і повідомлених листом Банку Росії від 4 жовтня 1993 № 18.
Основними документами, які необхідно вивчити при інвентаризації каси, є: касова книга, звіти касира, прибуткові касові ордери, видаткові касові ордери, журнал (книга) реєстрацію прибуткових касових ордерів, журнал (книга) реєстрації видаткових касових ордерів, журнал (книга) реєстрації довіреностей , журнал (книга) реєстрації депонованих сум, журнал (книга) реєстрації платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей, виправдувальні документи до касових документів.
При перевірці касової книги необхідно встановити дотримання наступних вимог:
- Правильність підрахунку підсумків сторінок книги і перенесення сум залишків готівки з однієї сторінки
на іншу;
- Касова книга повинна бути прошнурована, пронумерована і опечатана сургучною або містичний печаткою.
Перевіряючи повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів, отриманих з розрахункових рахунків у
банках, членам інвентаризаційної комісії слід застосовувати метод взаємного контролю. При цьому методі порівнюються суми, відображені у відомості за дебетом рахунка 50 «Каса», з даними журналу-ордеру по кредиту рахунку 51 «Розрахунковий рахунок». Ці суми повинні збігатися. Необхідно також порівняти відповідність записів у Головній книзі по рахунку 50 «Каса» і в зворотному відомості (журналі-ордері № 1). У випадках виявлення розбіжностей їх зіставляють за прибутковими касовими ордерами, виписками банку, звітами касира, корінцях чеків, а за необхідності перевіряють безпосередньо в банку.
Перевірку оприбуткування готівкових грошей, отриманих з банку, слід проводити не тільки по корінцях чеків, але також і за виписками банку. Якщо на них є сліди підчисток, виправлень, а також при розбіжності сум залишків слід отримати в банку виписку з розрахункового рахунку і звірити записи в бухгалтерії з даними виписки.
Списання грошових коштів перевіряють по документах, доданих до касових звітів. При цьому також слід звертати увагу на чітке оформлення документів: чи є розписки одержувачів, погашені чи вони штампом «Оплачено» із зазначенням дати, чи немає на них слідів підчисток і виправлень.
Крім перерахованого, під час інвентаризації каси необхідно проконтролювати:
- Чи встановлений ліміт залишку готівкових коштів у касі;
- Чи є факти невідповідності дати у видаткових касових ордерах і дати фактичної вьщачі грошових коштів;
- Правильність кореспонденції рахунків за касовими документами;
- Своєчасність депонування невиплачених сум заробітної плати.
Слід також перевірити, чи укладений договір з касиром про повну матеріальну відповідальність і оснащено чи приміщення каси необхідними засобами щодо забезпечення збереження грошових коштів (технічне укріплення та охоронно-пожежна сигналізація), де зберігаються дублікати ключів від сейфів. Ключі повинні зберігатися в опечатаних пакетах у керівника організації.
При підрахунку фактичної наявності грошових знаків та інших цінностей у касі приймаються до обліку готівкові гроші, цінні папери та грошові документи (поштові марки, марки державного мита, вексельні марки, путівки в будинки відпочинку та санаторії, авіаквитки та ін.)
Перевірка фактичної наявності бланків цінних паперів та інших бланків документів суворої звітності здійснюється за видами бланків (наприклад, з акцій: іменні та на пред'явника, привілейовані і звичайні) з урахуванням початкових і кінцевих номерів тих чи інших бланків, а також за кожним місцем зберігання і матеріально відповідальним особам.
ПРИКЛАДУ процесі інвентаризації каси в ТОВ «Морський берег» інвентаризаційна комісія перераховує гроші в касі і звіряє отриману суму з даними касової книги.Окрім грошей коміс ця повинна перевірки збереження грошових документів: цінних паперів, поштових марок, путівок в до ма відпочинку та санаторії, авіаквитків і т. Д.
Цінні папери і бланки суворої звітності перевіряються за видами бланків (наприклад, акції: при вілегірованние та звичайні, іменні та на пред'явника) та з урахуванням їх початкових і кінцевих але меров.
Для акта інвентаризації передбачений типовий бланк за формою № інв - 15 «Акт інвентаризації готівкових грошових коштів».В акті комісія вказує, скільки готівкових грошей, цінностей та інших документів (марок, чеків, чекових книжок, путівок, авіаквитків, цінних паперів) знаходилося в касі ТОВ «Морський берег» в момент проведення ревізії.
Головний бухгалтер фірми вказує в акті вартість цінностей в касі за даними бухгалтерсько го обліку.Тут же вказують номер останнього на дату ревізії прибуткового та видаткового касових ордерів.Зворотний бік акта буде заповнюватися, якщо у час ревізії комісія виявить нестачу або надлишки цінностей.Рядок «Пояснення причин надлишків і недостач» заповнює робіт нік, відповідальний за збереження цінностей (кассир).
У результаті інвентаризації була виявлена недостача, в зв'язку з чим керівник ТОВ «Взмо рье» може прийняти наступне рішення:
- По - перше, утримати суму недостачі з матеріально відповідальної особи;
- По - друге, списати недостачу за рахунок коштів організації (якщо в недостачі немає провини касира).Рішення керівника фіксується на зворотній стороні акта.
Касир ТОВ «Морський берег» зберігав в касі свої особисті заощадження.Надлишок грошей є наруше ням Порядку ведення касових операцій.Такі надлишки, виявлені під час інвентаризації, повинні бути вилучені комісією і оприбутковані.
За результатами інвентаризації складають акт інвентаризації готівкових грошових коштів (форма № інв-15). В організації можуть також проводитися раптові ревізії каси. Така ревізія можлива:
- З ініціативи керівника організації;
- На вимогу податкової інспекції.
Ревізію також проводить спеціальна комісія, призначена наказом керівника. Якщо ревізію проводять на вимогу податкової інспекції, до складу комісії включають її співробітника (перевіряючого).
Результати ревізії відображають в акті про перевірку готівкових грошових коштів каси (форма № КМ-9).
На підставі акта інвентаризації або ревізії бухгалтер повинен зробити у відповідних випадках такі проводки:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 91-1
- Оприбутковано готівку, виявлені в процесі інвентаризації (ревізії); ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50
- Відображена недостача готівки в касі організації; ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- Сума недостачі віднесено на матеріально відповідального працівника.
Відповідно до статті 238 ТК РФ працівник повинен відшкодувати роботодавцеві заподіяний йому прямий дійсний збиток. Під прямим дійсним збитком розуміється, зокрема, реальне зменшення наявного майна роботодавця. За заподіяну шкоду працівник несе матеріальну відповідальність в межах свого середнього місячного заробітку (ст. 241 ТК РФ), за винятком випадків, передбачених ТК РФ або іншими федеральними законами, коли на працівника може покладатися матеріальна відповідальність у повному розмірі заподіяної шкоди (ст. 242 ТК РФ). Випадки повну матеріальну відповідальність передбачена статтею 243 ТК РФ.
Сума нестач грошових коштів, яка справляється з винного працівника, відображається за кредитом рахунка 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей» і дебетом рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», субрахунок «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку».
Інвентаризація грошових коштів в дорозі здійснюється шляхом звірки значаться сум на рахунках бухгалтерського обліку з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку тощо п. А інвентаризація грошових коштів, що знаходяться в банках на розрахунковому (цього), валютному і спеціальних рахунках, здійснюється шляхом звірки залишків сум, що значаться на відповідних рахунках, за даними бухгалтерії організації з даними виписок банків.
Порядок інвентаризації бланків суворої звітності прописаний у Положенні про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки, затвердженому постановою Уряду РФ від 31 березня 2005 № 171.
До бланків суворої звітності, прирівняним до касових чеках, відносяться квитанції, квитки, проїзні документи, талони, путівки, абонементи та інші документи, призначені для здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карток у випадку надання послуг населенню.
Форми бланків затверджуються Міністерством фінансів Російської Федерації за зверненням зацікавлених органів державної влади, Центрального банку Російської Федерації та організацій, які об'єднують суб'єктів підприємницької діяльності, зайнятих у певній сфері послуг.
До звернення додаються:
а) опис бланка (обов'язкові та додаткові реквізити, що характеризують специфіку діяльності
організацію або індивідуального підприємця);
б) ескіз бланка (його художньо-графічне оформлення);
в) пропозиція щодо забезпечення захисту бланка від підробок;
г) інструкція щодо заповнення бланка;
д) рекомендації щодо застосування бланка, а також перелік послуг, які передбачається здійснювати з іс
користуванням бланка.
При заповненні бланка має забезпечуватися одночасне оформлення не менш як однієї копії (з використанням копіювальної або самокопіювальному папери) або бланк повинен мати відривні частини. Для наземного пасажирського транспорту загального користування допускається використання рулонної форми бланку.
Бланк повинен містити такі обов'язкові реквізити:
а) відомості про затвердження форми бланку;
б) найменування, шестизначний номер і серія;
в) код форми бланку за ЄДРПОУ управлінської документації;
г) найменування й код організації або індивідуального підприємця, що видали бланк, по Общерос
сийской класифікатором підприємств і організацій;
д) ідентифікаційний номер платника податків;
е) вид послуг;
ж) одиниця виміру надання послуг;
з) вартість послуги в грошовому вираженні, у тому числі розмір плати, яка здійснюється готівкою грошова
нимі засобами або з використанням платіжної карти;
і) дата здійснення розрахунку;
к) найменування посади, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідального за здійснення операції і правильність її оформлення, місце для особистого підпису, печатки (штампа) організації або індивідуального підприємця.
Бланк, призначений для здійснення готівкових грошових розрахунків за проїзд пасажирським наземним транспортом загального користування, повинен містити такі обов'язкові реквізити:
а) найменування, шестизначний номер і серія;
б) код форми бланку за ЄДРПОУ управлінської документації;
в) найменування організації або індивідуального підприємця, що видали бланк;
г) вид транспортного засобу, на якому виявляється послуга з перевезення пасажирів;
д) вартість послуги в грошовому вираженні.
На бланку обов'язково зазначаються відомості про виробника (скорочене найменування, ідентифікаційний номер платника податку, місце знаходження, номер замовлення і рік його виконання, тираж). У разі якщо заповнення тієї чи іншої рядка бланка неможливо через відсутність в організації або індивідуального підприємця відповідних показників, в рядку ставиться прочерк. При виготовленні бланка допускається вносити до нього зміни, що стосуються розширення (звуження) граф з урахуванням реквізитів. Проставлення серії та номери на бланку здійснюється виробником бланків. Дублювання серії та номери на бланках не допускається, за винятком серії та номери, що наносяться на копии для оформлення бланка.
Форми бланків затверджуються на строк, встановлений Міністерством фінансів Російської Федерації. Продовження терміну дії форми бланка може бути здійснено за зверненням зацікавленого органу державної влади, Центрального банку Російської Федерації та організації, що об'єднує суб'єктів підприємницької діяльності, зайнятих у певній сфері послуг, за умови, що зазначена форма бланка відповідає вимогам, що діють на момент подання такого звернення.
Документи, оформлені на бланках є первинними обліковими документами (крім бланків, призначених для здійснення готівкових грошових розрахунків за проїзд наземним пасажирським транспортом загального користування). Організації й індивідуальні підприємці ведуть облік бланків.
Бланки повинні заповнюватись чітко і розбірливо з використанням копіювальної або самокопіювальному паперу або без неї, якщо копії не передбачені. Підчистки, поправки та виправлення на бланку не допускаються. Зіпсовані чи неправильно заповнені бланки не знищуються, а перекреслюються і додаються до касового звіту (відомості, реєстром) за той день, в якому вони виписані. Облік бланків за їх найменуваннями, серіями і номерами ведеться в книзі з обліку бланків. Листи такої книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та підписані керівником і головним бухгалтером (бухгалтером) організації або індивідуальним підприємцем, а також скріплені печаткою (штампом).
Керівник організації або індивідуальний підприємець укладає з працівником, якому доручається отримання, зберігання та видача бланків, а також прийом від населення готівкових грошових коштів згідно з оформленим бланків, договір відповідно до законодавства Російської Федерації. Зазначені працівники керівником організації або індивідуальним підприємцем створюються умови, які забезпечують зберігання бланків. Бланки приймаються цим працівником у присутності комісії, призначеної керівником організації або індивідуальним підприємцем. Приймання проводиться у день надходження бланків. Комісія перевіряє відповідність фактичної кількості, серій та номерів бланків даним, зазначеним у супровідних документах (накладних, квитанціях тощо), і складає акт приймання бланків. Цей акт, що затверджується керівником організації або індивідуальним підприємцем, є підставою для прийняття бланків на облік зазначеним працівником.
Бланки зберігаються в металевих шафах і (або) сейфах. В організації або в індивідуального підприємця, що одержують бланки в великій кількості, допускається зберігання їх у спеціально обладнаних приміщеннях в умовах, що виключають псування і розкрадання бланків. Після закінчення робочого дня місця зберігання бланків опечатуються або опломбовуються.
Інвентаризація бланків здійснюється одночасно з інвентаризацією що знаходяться в касі готівкових коштів і касових документів. При здійсненні контролю за належним використанням бланків перевіряється наявність на обкладинках (наклеєних на книжках аркушах) використаних квитанційній книжок (інших зброшурованих бланків) печатки організації або індивідуального підприємця і підпису головного бухгалтера (бухгалтера), зберігання копій бланків (корінців), відсутність підчисток і виправлень, а також відповідність сум, зазначених у копіях (корінцях), сум, відображених у відомостях і реєстрах, що здаються в бухгалтерію, або в касових звітах.
Покладання обов'язків з контролю за використанням бланків на осіб, які здійснюють видачу бланків, не допускається (за винятком організацій або індивідуальних підприємців, де обов'язки відповідальної особи поєднані в одній особі з головним бухгалтером або керівником організації або індивідуальним підприємцем).
Упаковані в опечатані мішки копії використаних бланків (корінців), що підтверджують суми прийнятих готівки (і з використанням платіжних карт) грошових коштів, зберігаються в організації чи в індивідуального підприємця у систематизованому вигляді не менш 5 років. Після закінчення встановленого терміну зберігання, але обов'язково після закінчення місяця з дня проведення останньою інвентаризації та перевірки товарного звіту, копії використаних бланків (корінців) знищуються на підставі акта про їх списання, складеного комісією, утвореною керівником організації або індивідуальним підприємцем. У такому ж порядку знищуються некомплектні чи зіпсовані бланки.
Організації й індивідуальні підприємці, що надають населенню послуги, щодо яких не були затверджені відповідні форми бланків, при здійсненні готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт використають контрольно-касову техніку.
У разі застосування бланків готівкові грошові розрахунки й (або) розрахунки з використанням платіжних карток здійснюються в наступному порядку:
а) при оплаті послуг готівковими коштами організації та індивідуальні підприємці:
заповнюють бланк, за винятком місця для підпису (крім бланка, призначеного для здійснення
зазначених розрахунків за проїзд наземним пасажирським транспортом загального користування);
отримують від клієнта грошові кошти;
називають суму отриманих коштів і поміщають їх окремо на очах у клієнта;
підписують бланк (крім бланка, призначеного для здійснення зазначених розрахунків за проїзд наземним пасажирським транспортом загального використання);
називають суму здачі і видають її клієнтові разом з бланком. При цьому паперові купюри і розмінні монети видаються одночасно;
б) при оплаті послуг з використанням платіжної карти організації та індивідуальні підприємці:
отримують від клієнта платіжну карту;
заповнюють бланк, за винятком місця для підпису;
вставляють платіжну картку в пристрій зчитування інформації з платіжних карт і отримують підтвердження оплати за платіжною карткою;
підписують бланк;
повертають клієнту платіжну карту разом із бланком і документом, що підтверджує здійснення операції з використанням платіжної картки.
Допускається здійснення змішаної оплати, за якої одна частина послуги оплачується готівкою, інша - з використанням платіжної картки. При цьому видача бланка, здачі і повернення платіжної картки повинні виконуватися одночасно.