Обовязки посадовців, відповідальних за прийом, відпустку, облік і збереження товарів у місцях їх зберігання

Прийом, зберігання, відпустку та оформлення операцій з обліку товарів по кожному складу (місця зберігання) покладаються на відповідних посадових осіб (завідуючий складом, комірник та ін), Які несуть повну відповідальність за правильний прийом, відпустку, облік і збереження, ввірених їм запасів , а також за правильне і своєчасне оформлення операцій з приймання та відпуску. З зазначеними посадовими особами укладаються договори про повну матеріальну відповідальність відповідно до законодавства РФ.

Матеріально відповідальні особи (завідуючий складом, комірник та ін) зобов'язані:

вести безпосередньо облік руху товарів (прихід, витрата, залишок) на складі (іншому місці зберігання). В окремих випадках допускається покладати ведення карток складського обліку на операторів з дозволу головного бухгалтера і за згодою матеріально відповідальної особи;

на вимогу перевіряючого працівника бухгалтерської служби пред'являти для перевірки наявності матеріальні цінності;

періодично в терміни, встановлені в організації графіком документообігу, здавати, а працівники бухгалтерської служби чи іншого підрозділу організації (приміром, обчислювального центра) приймати всі первинні облікові документи, що пройшли (виконані) по складах (місцях зберігання) за відповідний період;

виконувати розпорядження (вказівки) головного бухгалтера в частині організації обліку товарно-матеріальних запасів, оформлення та подання облікових документів і звітності (відомостей). Ці розпорядження (вказівки) головного бухгалтера також обов'язкові для експедиторів та інших матеріально відповідальних і посадових осіб, а також її працівників.

Якщо в штаті організації (підрозділу) відсутня посада завідуючого складом (комірника), то його обов'язки можуть бути покладені на одного працівника організації, з обов'язковим укладенням з ним договору про повну матеріальну відповідальність.

Прийом на роботу і звільнення завідувачів склади, комірників та інших матеріально відповідальних осіб повинен здійснюватися за погодженням з головним бухгалтером організації.

Завідувач складу, комірник та інші матеріально відповідальні особи звільняються від займаних посад тільки після суцільної інвентаризації значаться за ними товарно-матеріальних запасів і передачі їх іншій матеріально відповідальній особі за актом. Акт прийому-передачі візується головним бухгалтером (або уповноваженою ним особою) і затверджується керівником організації (або уповноваженою ним особою), а по складах (скарбницями та інших місць зберігання) підрозділів - керівником відповідного підрозділу.

Працівники бухгалтерської служби організації, що ведуть облік матеріальних запасів, зобов'язані систематично організацією у встановлені терміни, але не рідше одного разу на місяць здійснювати безпосередньо на складах (інших місцях зберігання) у присутності завідуючого складом (комірника) перевірку своєчасності та правильності оформлення первинних документів по складських операціях , записів (розносок) операцій у картках складського обліку, а також повноти та своєчасності здачі виконаних документів у бухгалтерську службу організації.

Про результати проведених на складах (місцях зберігання) перевірок та виявлені недоліки і порушення, а також прийняті заходи працівники бухгалтерської служби, що провели перевірки, доповідають головному бухгалтеру організації.

Головний бухгалтер організації за результатами перевірок зобов'язаний інформувати керівника організації про виявлені недоліки і порушення.

В організаціях, що мають службу внутрішнього аудиту, функції з контролю руху товарів на складах і організації інших місцях зберігання або частину цих функцій можуть виконуватися зазначеної службою. За рішенням керівника організації зазначена робота може здійснюватися і аудиторською організацією у процесі надання нею аудиторських послуг.