Придбання (купівля) товарів через підзвітних осіб

Крім безпосереднього надходження товарно-матеріальних цінностей від постачальників (транспортних організацій) матеріальні цінності можуть закуповуватися, а потім здаватися на склад організації підзвітними особами (п. 56 Методичних вказівок по бухгалтерському обліку матеріально-виробничих запасів, затверджених наказом Мінфіну Росії від 28 грудня 2001 № 119н). В останньому випадку оформлення надходження матеріальних цінностей проводиться на підставі виправдувальних документів, що підтверджують купівлю (рахунки, чеки магазинів, квитанції до прибуткового касового ордеру - при купівлі у іншої організації за готівковий розрахунок, акт або довідка про покупку на ринку або у населення), що додаються до авансового звіту підзвітної особи (форма № АТ-1).

Оплата придбання матеріальних цінностей через підзвітних осіб за готівковий розрахунок ставиться до господарських та інших витрат організації.

Персональний склад працівників, які мають право отримувати готівкові грошові засоби під звіт на господарські та інші витрати, затверджується наказом керівника організації. У наказі зазначаються відомості про працівників організації (посада, прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер і т. П.), Максимальному розмірі готівкових грошових засобів, які може отримати кожен працівник під звіт та ін

Працівники організації, зазначені в наказі, повинні бути ознайомлені з положеннями даного наказу.

Для обліку грошових коштів, видані підзвітним особам на господарські та інші витрати, призначений авансовий звіт (форма № АТ-1). Уніфікована форма № АТ-1 затверджена постановою Держкомстату Росії від 1 серпня 2001 № 55.

Термін подання авансових звітів підзвітними особами в бухгалтерію організації, персональний склад яких затверджений окремим наказом, встановлюється та затверджується наказом керівника організації.

Підзвітні особи повинні бути ознайомлені з встановленого терміну подання авансових звітів до бухгалтерії організації.

Облік та реєстрація авансових звітів проводиться в спеціалізованому журналі. У цьому журналі зазначаються:

дата складання та номер авансового звіту;

відомості про підзвітність особу (посада, прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер і т. п.) і про проведені витрати;

відомості про відповідальне особі, що видав аванс (посаду, прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер і тощо), і дата його вьщачі;

сума авансової видачі;

сума фактичних витрат, здійснених підзвітною особою та ін

Журнал ведеться в одному примірнику працівником бухгалтерії або уповноваженим на це особою.

Реєстрація авансових звітів в журналі здійснюється в хронологічному порядку в міру їх надання підзвітними особами.

За допомогою журналу працівники організації можуть оперативно отримувати інформацію про грошові засоби, видані підзвітним особам на господарські, відрядження та інші витрати і витрачених ними.

Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та інструкцією з його застосування, затвердженого Наказом Мінфіну РФ від 31 жовтня 2000 № 94н для узагальнення інформації про розрахунки з працівниками організації за сумами, виданими ним під звіт, на відрядження службові, господарські та інші витрати призначений рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

За дебетом рахунку відображаються суми, видані під звіт, за кредитом - витрачені суми підзвітними особами та суми не повернуті ними в строк.

Аналітичний облік ведеться по кожній авансової сумі. Облік організовується в грошовому вираженні.

Видача грошей під звіт оформляється видатковим касовим ордером (форма № КВ-2), повернення невикористаної суми - прибутковим касовим ордером (форма № КВ-1), а перевитрата - видатковим касовим ордером (форма № КВ-2). При цьому в бухгалтерському обліку робляться такі записи:

1. При видачі грошей під звіт:

ДЕБЕТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами» КРЕДИТ 50 «Каса»

- Видано з каси організації суми грошових коштів працівникам під звіт на господарські і
інші витрати;

2. При поверненні невикористаної підзвітної суми:

ДЕБЕТ 50 «Каса» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- Внесені (повернуті) до каси невикористані суми грошових коштів працівниками організує
ції, отримані ними під звіт, на господарські та інші витрати;

3. При поверненні перевитрати підзвітної суми:

ДЕБЕТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами» КРЕДИТ 50 «Каса»

- Погашено заборгованість працівникам за перевитрати (згідно з розрахунковими документами) підзвітною
суми грошових коштів з каси організації.

На витрачені суми підзвітна особа представляє авансовий звіт (форма № АТ-1) з додатком до нього розрахункових документів. Бухгалтер має право утримати із заробітної плати заборгованість підзвітних осіб щодо сум, не зазначених у авансовому звіті. Утримання із заробітної плати працівників невозвращенноі підзвітної суми відбивається наступними бухгалтерськими проводками:

ДЕБЕТ 73-2 «Розрахунки з відшкодування матеріального збитку» Кредит 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- Відображено заборгованість працівнику організації з невозвращенноі їм невикористаної (або до
кументально непідтвердженою) підзвітної суми;

ДЕБЕТ 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» КРЕДИТ 73-2 «Розрахунки за відшкоду нію матеріального збитку»

- Відшкодовано (погашена) із заробітної плати працівника Неповернена сума (частина суми), статтю
ченная їм під звіт.

Якщо сума заборгованості підзвітної особи не може бути утримана із заробітної плати, то вона обліковується на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями».

При придбанні (купівлі) товарів (тари) через підзвітних осіб право власності на товари переходить до покупця в загальному порядку в момент передачі цінностей.

Придбання (купівля) товарів (тари) через підзвітних осіб відображається наступними бухгалтерськими записами:

1. У момент оприбуткування товарів, якщо їх надходження організація-покупець відображає без використання рахунку 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей»:

ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах" (41 - 3 «Тара під товаром і порожня»), 41 - 2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ +71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- Відображено (нарахована) покупна вартість товару (тари) з ПДВ;

2. У момент оприбуткування товарів, якщо їх надходження організація-покупець відображає з використанням рахунку 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей»:

ДЕБЕТ 15-2 «Заготівельні і придбання товарів» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвіт нимі особами»

- Відображено (нарахована) покупна вартість товару (тари) з ПДВ;

ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах» (41 - 3 «Тара під товаром та порожня»), 41 - 2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ 15-2 «Заготівельні і придбання товарів»

- Оприбутковано на склад (и) товари (тара) з фактичної (купівельної) вартості з ПДВ;

3. При відображенні торгової націнки, якщо оприбутковані (прийняті на облік) товари враховуються організацією-покупцем за продажної вартості на субрахунку 41-2 "Товари в роздрібній торгівлі»:

ДЕБЕТ 41-2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ 42-1 «Торгова націнка: знижка, накидка»

- Ваш телефон (нарахована) торгова націнка (знижка, накидка) в роздрібну ціну оприбуткованого на
склад товару для покриття витрат організації торгівлі. Торговельна націнка врахована на окремому рахун
ті і субрахунку.

ПРИКЛАД Працівнику організації були виданігрошові кошти в сумі 12 000 руб. На закупівлю товарів.Працівником були придбані наступні товари на оптовому ринку:

товар «А» в кількості 50 одиниць за ціною 80 руб. за одиницю;

товар «Б» в кількості 80 одиниць за ціною 75 руб. за одиницю;

товар «В» у кількості 40 одиниць за ціною 50 руб. за одиницю.

Організація веде облік товарів за вартістю придбання.

У бухгалтерському обліку робляться такі записи:

а) в момент видачі коштів підзвіт:
ДЕБЕТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами» КРЕДИТ 50 «Каса»

- 12 000 руб. - Відображено авансова видача грошових коштів на закупівлю товарів;

б) в момент приймання товару (надання авансового звіту):
ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- 4000 руб. (80 руб. Х одиниць 50) - відображена купівельна вартість товару «А», придбаногора
ками організації;

ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- 6000 руб. (75 руб. Х 80 одиниць) - відображена купівельна вартість товару «Б», придбаногора
ками організації;

ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- 2000 руб. (50 руб. Х +40 одиниць) - відображена купівельна вартість товару «В», придбаногора
ками організації.

Для відображення факту придбання (купівлі) товарів (тари) через підзвітних осіб для реалізації (продажу) з ПДВ у бухгалтерському обліку робляться такі записи:

1. У момент оприбуткування товарів, якщо їх надходження організація-покупець відбиває без використання рахунку 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей»:

ДЕБЕТ 41-1 "Товари на складах» (41 - 3 «Тара під товаром і порожня»), 41 - 2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами»

- Відображено (нарахована) купівельна вартість товару (тари) без ПДВ;

2. У момент оприбуткування товарів, якщо їх надходження організація-покупець відбиває з використанням
му рахунку 15 «Заготівельні та придбання матеріальних цінностей»:

ДЕБЕТ 15-2 «Заготівельні і придбання товарів» КРЕДИТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами»

- Відображено (нарахована) покупна вартість товару (тари) без ПДВ;

ДЕБЕТ 41-1 «Товари на складах" (41 - 3 «Тара під товаром і порожня»), 41 - 2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ 15-2 «Заготівельні і придбання товарів»

- Оприбутковано на склад (и) товари (тара) з фактичної (купівельної) вартості без ПДВ;

3. При відображенні торгової націнки, якщо оприбутковані (прийняті на облік) товари враховуються організує
єю-покупцем з продажної вартості на субрахунку 41-2 "Товари в роздрібній торгівлі»:

ДЕБЕТ 41-2 "Товари в роздрібній торгівлі» КРЕДИТ 42-1 «Торгова націнка: знижка, накидка»

4. При відображенні ПДВ по оприбуткованих (прийнятим на облік) товарах:

ДЕБЕТ 19-3 «Податок на додану вартість по придбаних матеріально - виробничих запасів» КРЕДИТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами»

- Врахований (нарахований) ПДВ, сплачений або належний до сплати по придбаних товарах (тарі); ДЕБЕТ 68-2 «Розрахунки з податку на додану вартість» КРЕДИТ 19-3 «Податок на додану вартість по придбаних матеріально - виробничих запасів»

- Прийнятий до відрахування з бюджету ПДВ по оприбуткованих товарах;

5. При оплаті товарів продавцеві:

ДЕБЕТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з по дотчетнимі особами»

- Списано суму зроблених витрат з придбання товарів на розрахунки з підзвітними
особами.

ПРИКЛАД Організацією- покупцем у організації - продавця був придбаний товар «А» стоімос тю 23 600 руб., Включаючи ПДВ 18% - 3600 руб.Товар «А» був придбаний покупцем за готівковий розрахунок з оплатою суми покупки через підзвітної особи.Організація - покупець веде облік товарів за вартістю придбання.

У бухгалтерському обліку організації - покупця робляться такі записи:

а) в момент видачі коштів під звіт:

ДЕБЕТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами» КРЕДИТ 50 «Каса»

- 23 600 руб. - Відображено авансова видача грошових коштів на закупівлю товару «А»;

б) в момент приймання товару «А» (надання авансового звіту):

ДЕБЕТ 41 - 1 «Товари на складах» КРЕДИТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кре діторамі»

- 20 000 руб. (23 600 - 3600) - відбита покупна вартість товару «А» без ПДВ;

- 3600 руб. - Нарахований ПДВ по придбаному товару «А»;

ДЕБЕТ 68-2 «Розрахунки з податку на додану вартість» КРЕДИТ 19-3 «Податок на додану вартість по придбаних матеріально - виробничих запасів»

- 3600 руб. - Прийнятий до відрахування ПДВ по оприбутковано товар «А»;

ДЕБЕТ 76 «Розрахунки з різними дебіторами та кредиторами» КРЕДИТ 71 «Розрахунки з підзвітними особами»

- 23 600 руб. - Відображено оплата товару «А» продавцю.