Зміст транспорту та компенсація витрат за використання особистих автомобілів

Відповідно до підпункту 11 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією, відносяться витрати на утримання службового транспорту (автомобільного, залізничного, повітряного та інших видів транспорту). До витрат на утримання включають вартість ПММ, мастил та запчастин, оплата послуг з ремонту і технічного обслуговування автомобілів і т.д. І компенсацію витрат за користування особистого автомобіля в службових цілях. Нижче ми докладніше розглянемо зазначені витрати.

Витрати на ПММ

Витрати на придбання бензину для службових машин включаються до складу інших витрат (подп. 11 п 1. Ст. 264 Податкового кодексу РФ). Причому про норми палива в цьому підпункті нічого не говориться. У кодексі лише сказано, що фірма має право зменшити оподатковуваний дохід на витрати, пов'язані з утриманням службового транспорту.

Податківці наполягають, що при визначенні обгрунтованості зроблених витрат на придбання палива для службового автомобіля треба керуватися Нормами витрати палив і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені Міністерством транспорту Російської Федерації 29 квітня 2003 (Р3112194-0366-03). Тут вказано, скільки літрів палива зазвичай витрачають на 100 км пробігу.

Однак у листі Мінфіну Росії від 15 березня 2005 № 03-03-02-04/1/67 чиновники заявили, що зазначені норми застосовувати не обов'язково. Адже умова, якому повинні відповідати витрати на придбання палива, прописано в пункті 1 статті 252 Податкового кодексу РФ. А саме, витрати повинні бути економічно обгрунтовані і підтверджені виправдувальними документами. Це означає, що при розрахунку податку на прибуток Нормами Мінтрансу Росії керуватися не обов'язково. Тобто керівнику фірми досить видати наказ, вказавши в ньому, скільки бензину, якої марки необхідно придбати для службового автомобіля. Цей документ і буде свідчити, що витрати економічно обгрунтовані.

Однак проблема в тому, що в даному питанні чиновники Мінфіну непослідовні. У більш пізньому листі від 4 травня 2005 № 03-03-01 - 04/1/223 вони заявили, що при розрахунку податку на прибуток все-таки необхідно враховувати норми Мінтрансу Росії. І цей лист мінфіновці направили у ФНС Росії. Так що напевно податківці скористаються зазначеним листом.

Якщо ви не захочете з ними позиватися, то краще наслідувати їхній роз'яснень. Втім, завжди можна послатися на березневий лист Мінфіну і списувати паливо в тій кількості, що встановлено наказом керівника організації. У цьому випадку, навіть якщо податківці будуть стояти на своєму, штрафи і пені вам не загрожують. Адже письмові роз'яснення податкового законодавства, дані чиновниками, звільняють організацію від відповідальності. На цьому наполягає пункт 3 статті 111 Податкового кодексу РФ.

Ті ж, хто не захоче сваритися з податківцями, повинен буде керуватися нормами по витраті палива, затвердженими Мінтрансом. Достатньо знати марку автомобіля. У цьому випадку списати на витрати, що зменшують оподатковуваний прибуток, можна лише та кількість бензину, який передбачений в дозвільному документі Р3112194-0366-03 для цієї машини.

Проте в зазначеному документі Мінтрансу є норми не для всіх марок автомобілів. Якщо це так, то слід звернутися до норм, які були розроблені Мінтрансом спільно з Державним науково-дослідним інститутом автомобільного транспорту для автомобілів іноземного виробництва. ФНС Росії оприлюднила ці норми в листі від 29 березня 2006 № ГІ-6-17/337 @.

Щодо автомобілів, для яких норми витрат палива і мастильних матеріалів не затверджені ні в одному з перерахованих вище документів, при визначенні норм витрат палива платнику податків слід керуватися відповідною технічною документацією та (або) інформацією, що надається виробником автомобіля (лист Мінфіну Росії від 4 травня 2005 р. № 03-03-01-04/1/223). Тобто на підставі цих документів фірма повинна розробити власні норми витрат палива, вказавши їх у наказі директора. Крім того, можна звернутися в Державний науково-дослідний інститут автомобільного транспорту, який розробить норми саме для службових машин організації.

Тепер поговоримо про те, якими документами слід підтвердити витрати на паливно-мастильні матеріали. Це чек контрольно-касової машини АЗС, де купувався бензин і подорожній лист. Зверніть увагу: одного чека ККТ недостатньо для списання витрат з метою розрахунку податку на прибуток. Чек АЗС підтверджує лише факт оплати і служить підставою для оприбуткування бензину (але за умови, що в чеку вказано кількість придбаного палива). А ось факт використання бензину треба підтвердити подорожнім листом. Уніфікована форма цього документа затверджена Постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 № 78. Відзначимо, що вона носить обов'язковий характер тільки для автотранспортних організацій (лист Мінфіну Росії від 20 лютого 2006 № 03-03-04/1/129).

Що стосується решти організацій, то вони можуть розробити свою форму шляхового листа. При цьому в ньому повинні бути всі реквізити, які є обов'язковими для первинних документів. Вони наведені в пункті 2 статті 9 Федерального закону від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік». Про це Мінфін Росії заявив у листі від 16 березня 2006 № 03-03-04/2/77.

Власну подорожнього листа форму слід затвердити як додаток до наказу про облікову політику організації.

Додамо, що в листах Мінфіну від 3 лютого 2006 № 03-03-04/2/23 і від 16 березня 2006 № 03-03-04/2/77 чиновники вказали, що первинні документи повинні складатися таким чином і з такою регулярністю, щоб на їх підставі можна було судити про обгрунтованість зроблених витрат, наприклад, витрати ПММ. І якщо шляховий лист відповідає цим вимогам, його можна складати раз на місяць або квартал.

Тепер кілька слів про те, як заповнювати шляховий лист. У листі потрібно вказувати інформацію про маршрут проходження і всі пункти руху службової машини (лист Мінфіну Росії від 20 лютого 2006 № 03-03-04/1/129). Інакше як підтвердити, що автомашина була використана саме в службових цілях. Така інформація є обов'язковою, оскільки відображає зміст господарської операції. Тобто формулювання в дорожньому листі типу «поїздки по місту» або «за завданням організації» неприпустимі. Документи, які містять подібні записи, не підтвердять витрати організації. Додамо, що як і раніше необхідно вказувати свідчення спідометра і витрата палива. Без цих даних врахувати витрати на ПММ для цілей оподаткування навряд чи вдасться.

Витрати на технічний огляд

Кожне основний засіб має проходити технічний огляд у ДАІ. Без сплати державного мита не проводиться техогляд машини. А без техогляду експлуатація машини заборонена. На цьому наполягає пункт 11 Правил дорожнього руху РФ (затверджені постановою Уряду РФ від 23 жовтня 1993 № 1090). Іншими словами, щоб мати можливість експлуатувати автомобіль, без таких витрат ніяк не обійтися.

Витрати на техогляд слід враховувати в складі витрат на утримання службового транспорту. Відображати їх при розрахунку податку на прибуток дозволяє підпункт 11 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ. Документальним підтвердженням витрат можуть бути чеки ККТ, платіжні доручення, рахунки-фактури та інші документи, що відображають факт оплати техогляду.

Витрати на придбання «зимової» гуми

Якщо кожна з покришок навіть в комплекті з колісним диском коштує не більше 10 000 руб., То витрати на їх покупку можна визнати на підставі підпункту 11 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ. А якщо вартість шини перевищить вказаний межа? Чи потрібно включати в цьому випадку таку дорогу гуму до складу основних засобів, адже шини експлуатуються кілька сезонів? Ні, цього робити не потрібно. Адже сама по собі шина є лише деталлю автомобіля і не може використовуватися як окремий засіб виробництва. А отже, не підпадає під визначення основних засобів, який наведено у пункті 1 статті 257 Податкового кодексу РФ. Тому незалежно від вартості і терміну служби зимові шини до складу основних засобів у податковому обліку не включаються. Таким чином, вартість зимових шин відноситься на інші витрати, що зменшують оподатковуваний дохід.

Витрати на миття автомобіля

До складу витрат на утримання службового транспорту включаються і витрати на його мийку (подп. 11 п 1. Ст. 264 Податкового кодексу РФ). Проти цього не заперечує і Мінфін Росії в листі від 20 червня 2006 № 03-03-04/1/530.

Тепер кілька слів про те, якими документами підтвердити подібні витрати. Порядок підтвердження витрат у податковому обліку визначає пункт 1 статті 252 Податкового кодексу РФ. У ньому сказано, що при оподаткуванні можна врахувати навіть ті витрати, які лише побічно підтверджуються документами.

Якщо оплата була проведена за безготівковим розрахунком, то за підсумками звітного періоду фірма і організація, що здійснює миття транспорту, підписують акт про надання послуг. Однак, як правило, водії зазвичай розраховуються на мийках готівкою. У цьому випадку підтверджувати витрати будуть касовий або товарний чек. При цьому в ньому обов'язково має бути написано, за що гроші прийняті - за послуги з миття автомобіля. Крім того, краще буде, якщо в товарному чеку буде вказана марка автомобіля і її державний номер. На цьому наполягають, скажімо, столичні податківці у листі УФНС Росії по м. Москві від 12 квітня 2006 № 20-12/29007.

Зверніть увагу: врахувати для податку на прибуток можна витрати на миття не кожного автомобіля. Мова йде не тільки про те, що транспорт має бути службовим. Організація ще не повинна виконувати чужі обов'язки з утримання автомобіля. Пояснимо, що мається на увазі. Якщо автомобіль є власністю організації, то вона зобов'язана утримувати своє майно. Про це сказано в статті 210 Цивільного кодексу. Коли машина використовується за договором оренди, то все залежить від предмета договору. Наприклад, при укладенні договору оренди транспортного засобу з екіпажем (тобто з наданням послуг з управління та технічної експлуатації) всі витрати на утримання машини лягають на орендодавця (ст. 634 Цивільного кодексу РФ). А ось у випадку оренди автомобіля без екіпажу - на орендаря (ст. 644 Цивільного кодексу РФ).

Тому якщо компанія орендує автомобіль і одночасно користується послугами орендодавця з управління та технічної експлуатації, то вона не може зменшити оподатковуваний прибуток на витрати з миття автомобіля. Ці витрати повинен нести орендодавець. Для компанії вони будуть необгрунтованими (п. 1 ст. 252 Податкового кодексу РФ).

Плата за зберігання автомобіля на платній стоянці

Витрати з оплати послуг із зберігання автомобіля фірми на стоянці можна врахувати при розрахунку податку на прибуток. Для цього потрібно виконати умови, передбачені статтею 252 Податкового кодексу РФ. Тобто витрати повинні бути економічно виправдані, документально підтверджені й пов'язані з діяльністю, спрямованої на одержання доходу. Отже, якщо автомобіль використовується в діяльності компанії, і у фірми немає місця для його стоянки, то витрати можна врахувати. Також можна списати витрати на автостоянку і в тому випадку, коли ваш співробітник вирушає у відрядження на службовому автомобілі. Підтверджувати витрати будуть контрольно-касовий чек або квитанція за паркування автомобілів (лист Мінфіну Росії від 27 квітня 2006 № 03-03-04/1/404).

Компенсація за використання особистих автомобілів

Витрати на виплату компенсації за використання особистого транспорту співробітників для службових поїздок приймаються для цілей оподаткування в межах норм. Вони встановлені постановою Уряду від 8 лютого 2002 № 92.

У зазначеній постанові встановлено, що при застосуванні спрощеної системи оподаткування зазначені норми використовуються для визначення витрат на виплату компенсації за використання для службових поїздок особистих легкових автомобілів і мотоциклів.

Зверніть увагу: з листа Мінфіну Росії від 21 липня 1992 № 57 випливає, що суми за знос, паливно-мастильні матеріали, технічне обслуговування, ремонт і страхування автомобіля вже увійшли в компенсацію. Тобто врахувати їх у витратах не можна. Про це ж говориться в Листі УФНС Росії по м. Москві від 20 вересня 2005 № 20-12/66690.

Більш того, у листі Мінфіну Росії № 57 сказано, що компенсації нараховуються раз на місяць і не залежать від кількості календарних днів у місяці. Тобто за час, коли працівник відсутній на роботі (відпустка, відрядження, хвороба тощо) та автомобіль простоює, виплати не встановлені. Таким чином, компенсацію потрібно ще скорегувати з урахуванням відпрацьованих днів. У листі ж МНС Росії від 2 червня 2004 № 04-2-06/419 @ обумовлено, що компенсація за використання особистого транспорту вважається економічно обгрунтованим витратою лише у випадку, якщо робота співробітника пов'язана з постійними роз'їздами і це зазначено в його посадової інструкції.

Закон не забороняє підприємству, що виплачує співробітникам компенсації за використання особистих автомобілів у службових цілях, встановлювати на ці машини зимові шини. Проте витрачені на покришки гроші не вдасться виключити з оподатковуваного доходу. Принаймні, на цьому наполягають чиновники. На їхню думку, всі експлуатаційні витрати закладені в суму компенсації (див., наприклад, лист Мінфіну Росії від 16 травня 2005 № 03-03-01-02/140). Багато фірм знаходять з цієї ситуації наступний вихід. З працівником укладають договір оренди автомобіля без екіпажу. У цьому договорі вказують, що всі витрати на утримання машини несе орендар. Втім, орендар зобов'язаний нести експлуатаційні витрати по автомобілю, орендованого без екіпажу, навіть у тому випадку, коли в договорі про це нічого не сказано (ст. 646 Цивільного кодексу РФ).

Крім того, щоб витрати на компенсацію за використання особистого транспорту в службових цілях приймалися при обчисленні податку на прибуток, необхідно, щоб вони були належним чином оформлені. Тобто на підприємстві мають бути присутні організаційно-розпорядчі документи, зокрема накази про виплату сум компенсації, документи, що свідчать про наявність транспортного засобу, документи, що підтверджують використання особистого транспорту в службових цілях.

На думку представників податкових органів, для отримання компенсації працівник повинен представити в бухгалтерію організації:

- Особиста заява;

- Копію технічного паспорта власного автомобіля, завірену у встановленому порядку;

- Копію довіреності, засвідчену в установленому порядку, при використанні легкового автомобіля за дорученням власника.

Працівнику, що використовує особистий легковий автомобіль для службових поїздок за дорученням власника автомобіля, компенсація виплачується в тому ж порядку, в якому виплачується компенсація працівнику, який є власником автомобіля.

Підставою для виплати компенсації працівникові є наказ керівника організації. І обов'язково треба пам'ятати, сума виплачуваної компенсації включає в себе і всі витрати, що виникають у зв'язку з використанням власного автомобіля.

На думку чиновників з ФНС Росії для обгрунтування витрат працівник, який використовує особистий транспорт, повинен обов'язково представити в бухгалтерію шляховий лист (лист від 2 червня 2004 № 04-2-06/419 @). Однак Податковий кодекс подібного вимоги не містить. І тому багато організацій в розглянутій ситуації подорожні листи не складають. Однак ФАС Північно-Західного округу в постанові від 17 лютого 2006 № А66-7112/2005 прийшов до висновку, що підставою для обліку в складі витрат компенсації за використання особистого автотранспорту працівників є наказ керівника підприємства, в якому вказані розміри компенсації. А також документи, що підтверджують наявність у працівника власного автомобіля (зокрема, копія технічного паспорта), і дорожні листи з відмітками про службові поїздки. Так що, як бачите, з чиновниками згодні й арбітражні суди.