Політика збору заборгованості

Бізнес, що пропонує товарне кредитування, повинен забезпечувати так стрімке повернення заборгованості, що це може бути. Для заслуги даної мети можуть робитися різні кроки, серед яких можна виділити наступні.

РОЗВИТОК Відносин З КЛІЄНТАМИ

Щодо важливих клієнтів корисними є встановлення і розвиток стосунків з їх головними працівниками, відповідальними за сплату рахунків із закупівлі. При наявності такої політики зростає можливість швидкого надходження платежів. Для найменш важливих покупців фірма-продавець зобов'язана само мало знати службовців, відповідальних за сплату рахунків, до яких можна контактувати у разі появи заморочок з оплати заборгованості.

АОВЕДЕНІЕ ВІДОМОСТЕЙ Про критерії КРЕДИТУ ДО ВСІХ ЗАЦІКАВЛЕНИХ ОСІБ

Умови кредиту і терміни платежів за поставлені продукти повинні вказуватися у всій документації, стосується відносин з покупцем, такий як докази замовлення, рахунки і звіти. Умови надання товарного кредиту повинні дискутувати вже при проведенні первинних переговорів з майбутнім покупцем, і по них зобов'язана бути досягнуто однозначне згоду.

СВОЄЧАСНЕ Розрахунки

Дієва політика збору заборгованості на увазі наявність ефективної системи обліку. Рахунки повинні виставлятися стрімко, кожен місяць треба готувати звіти (звірки) про стан розрахунків. Нагадування про оплату необхідно висилати стрімко, як це може бути. Коли користувач не відповідає на нагадування, система обліку повинна давати сигнал менеджеру про те, що потрібно зупинити майбутні відвантаження.

МОНІТОРИНГ Неоплачений АОЛГОВ

Рівень неоплачених боргів може відслідковуватися різними методами. Одним зі способів є розрахунок середнього періоду погашення заборгованості

(див. розділ 3). Цей коефіцієнт розраховується наступним чином:

Хоча цей показник корисний, принципово тримати в голові про те, що він розраховує середню кількість днів, протягом яких рахунки залишаються несплаченими. Ці середні величини можуть маскувати ситуацію, не завжди відображає такий стан, коли деякі великі користувачі довгий час не сплачують заборгованість.

КОНТРОЛЬ ВІКОВІ структурі дебіторської заборгованості

Найбільш деталізованим та інформативним підходом до моніторингу стану розрахунків з дебіторами є формування вікової структури дебітор ської заборгованості (ageing schedule of debtors). Борги розділяються на категорії в узгодженні з тривалістю термінів їх невиплати. Така структура дебіторської заборгованості може розроблятися менеджерами на постійній базі для формування графіків погашення боргів. Приклад такої структури наведено у врізки 9.2.

Урізання 9.2

Структура дебіторської заборгованості на 31 грудня 2002 Кількість днів до оплати

У прикладі показані дебітори фірми-продавця і сума їхньої заборгованості за станом на 31 грудня 2002 , Громадська сума боргів становить ? 111 000. Заборгованість кожного дебітора згрупована за строками погашення.

Ми спостерігаючи, що користувач A Ltd має ? 20 000 боргу з терміном погашення найменш 30 днів і ? 10 000 боргу з терміном погашення від 31 до 60 днів. Ця інформація може бути надзвичайно корисною для цілей управління товарним кредитуванням клієнтів. У поточний час майже всі пакети програмних продуктів, створені для автоматизації обліку, містять в собі цей метод структурування дебіторської заборгованості як звичайний інструмент для менеджерів. Такі програмні пакети нерідко передбачають можливість припинити відвантаження продукту клієнта, коли той добивається власного ліміту кредитування.

ВИЗНАЧЕННЯ ГРАФІКА ОТРИМАННЯ ПЛАТЕЖІВ

Незначуще відміну від розглянутого вище підходу до контролю над дебіторською заборгованістю має модель, заснована на помісячно контроль за надходженнями коштів у рахунок оплати боргу. Вона містить у собі моніторинг дещиці оплачуваної дебіторами заборгованості - коефіцієнта інкасації (і дещиці заборгованості, що залишається неоплаченої) за місяць реалізації продуктів і сум (часток), що сплачуються в наступні місяці. Щоб скласти графік надходжень грошей, реалізації в кредит в різні місяці повинні розглядатися окремо. Щоб проілюструвати, що працює ця модель, бізнес розгледить, що продав в кредит продукти на суму ? 250 000 у червні та отримав 30% суми заборгованості в тому ж місяці, 40% - у липні, 20% - у серпні та 10% - у вересні . Модель такого кредитування та отримання сум у рахунок заборгованості представлена в урізанні 9.3.

Урізання 9.3

Модель кредитування та отримання коштів у рахунок заборгованості

Урізання 9.3 вказує, як реалізацію, здійснені в червні, були згодом оплачені. Ця інформація може бути застосована в якості початкових даних для управління і контролю. Фактична графік оплати заборгованості може бути підтверджено очікуваної (планової) модель, для того щоб виявити будь-які важливі відмінності. Коли це зіставлення вказує, що дебітори виробляють платежі повільніша, ніж це очікувалось, управління може прийняти рішення про коригування дій.

Стрімке Відгук на ОБІГУ СПОЖИВАЧІВ

Співробітники, що спеціалізуються продажами і оплатою, повинні оперативно відгукуватися на звернення клієнтів. Платежі не будуть здійснюватися покупцями, якщо не приділяти уваги подабающего їх скарг і звернень.

РОБОТА З затримують оплату КЛІЄНТАМИ

Коли бізнес має клієнтів, які не оплачують вчасно заборгованість, то потрібно для вирішення даної труднощі застосовувати відповідні процедури. Чи зобов'язана бути визначена точна політика: коли і за яких обставин буде задіяна 3-я сторона, така як агент по стягненню заборгованості або юрист. Наприклад, фірма-постачальник може вирішити, що після закінчення певного терміну, наступного за нагадуванням про оплату, необхідно звернутися в агентство по стягненню заборгованості. Чи зобов'язана бути визначена також точна політика відносно судових дій щодо стягнення невиплаченої заборгованості. Але витрати всіх дій проти не оплатив борги дебітора повинні бути зіставлені з імовірним результатом. Не досить сенсу, приміром, у правовому переслідуванні користувача з несенням при всьому цьому величезних судових витрат, коли зрозуміло, що боржник не має необ -

дімих для сплати боргу ресурсів.

Час

Графік вказує фактичну структуру надходжень від оплати заборгованості починаючи з червня. Можна побачити, що 30% оплати за проданий в червні отримано продукт до кінця місяця; сума, що залишилася отримана протягом наступних 3-х місяців. Також показана і планова (мотивована) модель надходжень. Порівнюючи фактичну і планову модель надходжень, можна побачити, вселив суми поступають вчасно і в повному обсязі і варто приймати належні управлінські рішення щодо врегулювання виникаючих заморочок.

ПРИКЛАД 9.4

Представлена нижче маленька замітка приводить приклади якихось виправдань, які зобов'язані слухати кредитні менеджери от клієнтів, які несвоєчасно здійснюють платежі.

З читацької пошти

Носи бухгалтерів дуже б розтягнулися, якщо б вони повірили в історії, розповідає підприємець, що не бажають вчасно оплачувати свої борги.

«Директор застрелився», «Я заплачу для вас, коли Бог скаже мені це зробити» - це лише два більше смішних відповіді, наведених Credit Services Association, агентством по збору заборгованості в галузі.

У комерційному секторі виправдання переважають, засновані на фінансових дилемах; більш нерідко зустрічаються такі як: «Ви отримаєте кошти, як нам заплатять» або «Фінансовий директор хворий». Але майже все в споживчому секторі зовсім не відчувають сорому за створення проблем у відносинах між людьми в результаті несвоєчасної оплати рахунків.