Контроль за дотриманням правил нотаріального діловодства

Діловодство кожним нотаріусом в Російській Федерації ведеться у своїй конторі або державній нотаріальній конторі за одним і тим же стандартам. Воно повинно бути організовано самим нотаріусом таким чином, щоб усі виготовляються їм документи відповідали пропонованим вимогам, містили всі передбачені затвердженими формами реквізити, були в обов'язковому порядку зареєстровані.

Кожен нотаріальний акт повинен бути зареєстрований в реєстрі здійснюються нотаріусом нотаріальних дій. Номер, під яким він зареєстрований у реєстрі, дата вчинення дії, зазначені в нотаріальному акті, повинні збігатися з датою та номером, зазначеними в самому реєстрі.

У реєстрах реєстрації нотаріальних дій мають бути відображені всі ті відомості, необхідність яких передбачена встановленими Міністерством юстиції РФ вимогами. Абсолютно неприпустимо, щоб у реєстрі залишалися незаповнені рядки і тим більш вільні порядкові номери нотаріальних дій. Тому в разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій нотаріус зобов'язаний скласти відповідний акт і долучити його до реєстру.

Всі запити нотаріуса, його повідомлення в різні організації, листи на адресу громадян повинні бути зареєстровані в журналі вихідної кореспонденції, а всі що надійшли поштою листи, документи і т.д. - У журналі вхідної кореспонденції.

Обов'язковість дотримання всіма нотаріусами правил нотаріального діловодства зумовлює необхідність го контролю за цим з боку держави. Державний контрольза виконанням правил нотаріального діловодства усіма російськими нотаріусами покладено на органи юстиції республік у складі Російської Федерації, областей, країв, міст Москви і Санкт-Петербурга. Однак, якщо у відношенні нотаріусів, які працюють в державних нотаріальних конторах, органи юстиції такий контроль здійснюють самостійно, то стосовно нотаріусів, що займаються приватною практикою, - спільно з нотаріальними палатами (ч. 2. Ст. 9 Основ законодавства про нотаріат).

Перевірка ведення справ нотаріусом, які працюють в державній нотаріальній конторі, здійснюється звичайно спеціалістом з нотаріату органу юстиції, а нотаріусом, що займаються приватною практикою, - спеціально створеною комісією, до складу якої входять працівники органу юстиції та апарату нотаріальної палати. По можливості, до складу комісії можуть включатися і нотаріуси, як працюють в державних нотаріальних конторах, так і займаються приватною практикою. Такі перевірки проводяться один раз за кілька років роботи нотаріуса. Тому перевірки припускають і ознайомлення з нотаріальними актами, реєстрами, іншими книгами, що знаходяться в архівах нотаріусів.

Перевірка архіву нотаріуса обов'язкова при здійсненні контролю за дотриманням правил нотаріального діловодства. Адже ведення архіву нотаріусами за правилами діловодства - така ж їх професійний обов'язок, як і вчинення нотаріальних дій. При перевірці архіву має контролюватися наявність в ньому всіх архівних матеріалів. У випадках відсутності будь-яких документів перевіряється наявність відповідних запитів на ці документи, а також записів про відправлення їх укнизі обліку.

Особливу увагу при перевірці виконання правил нотаріального діловодства приділяється відповідності посвідчувальних написів на нотаріальних актах встановленими формами і станом реєстрів. Перевіряються також наявність у діловодстві нотаріуса тих спеціальних книг, в яких додатково ведеться облік окремих скоєних ним нотаріальних дій, правильність ведення цих книг, стан архіву.

За результатами перевірки складаються акти, в яких відображаються виявлені помилки, упущення і навіть недбалості (наприклад, в записах у реєстрі).