Діловодство, пов'язане з вчиненням нотаріальних дій

Нотаріальне діловодство здійснюється нотаріусами, як закріплено в ст. 9 Основ, «відповідно до правил, що затверджуються Міністерством юстиції Російської Федерації спільно з Федеральною нотаріальною палатою». Однак такі правила ще не розроблені, і нотаріальне діловодство, пов'язане з вчиненням нотаріальних дій, здійснюється як і раніше згідно з нормами інструкції з діловодства в державних нотаріальних конторах РРФСР, затвердженої 19 серпня 1976, в тій частині, в якій її можливо ще застосовувати.

Після обов'язкової реєстрації в реєстрі окремі чинені нотаріусами нотаріальні дії записуються і в інші книги обліку. Надійшли до нотаріусів різні заяви, що мають відношення до тих чи інших вчиняються ними нотаріальним діям, також реєструються в спеціальних книгах у хронологічній послідовності в день їх надходження. В одних випадках додатковий облік вчинюваних нотаріальних дій і заяв, що надійшли полегшує самим нотаріусам виконання покладенихна них функцій (наприклад, пошук заповітів або спадковий справ), в інших - забезпечує дотримання законності в нотаріальній діяльності (наприклад, виключає можливість прийняття заяв за наявними спадковим справах від спадкоємців, які пропустили строк для прийняття спадщини, заднім числом) і т.д.

Всі нотаріуси Російської Федерації ведуть наступні алфавітні книги обліку:

1) заповітів;

2) закритих заповітів;

3) заборон відчуження майна та арештів, накладених на майно. Ці алфавітні книги, як правило, ведуться протягом багатьох років, поки вони не будуть заповнені.

Посвідчувані нотаріусами заповіту вносяться в алфавітну книгу обліку заповітів на прізвище заповідача із зазначенням його імені і по батькові. У цій же книзі вказуються дата посвідчення заповіту і реєстровий номер. У випадках, коли заповідач скасовує свій заповіт, у цій же книзі робиться відповідний запис.

Алфавітні книги обліку заповітів ведуться для того, щоб і через багато років після нотаріального посвідчення можна було легко і швидко не тільки знайти будь-який заповіт (у випадку втрати примірника заповіту, виданого заповідача), але і перевірити, чи не було, чи скасовано те чи інше заповіт за життя заповідача. Адже для оформлення права спадкування за заповітом нотаріусу за місцем відкриття спадщини необхідно пред'явити заповіт з відміткою, що воно не скасоване, яку робить після смерті заповідача нотаріус, переконався в свій час цей заповіт.

У алфавітну книгу закритих заповітів,прийнятих нотаріусом, також вносяться прізвище, ім'я, по батькові заповідача, дата прийняття закритого заповіту і реєстровий номер, під яким цю нотаріальну дію зареєстровано у нотаріуса. У разі скасування закритого заповіту в алфавітній книзі робиться відповідна відмітка, вказуються дата і реєстровий номер, під яким зареєстровано повідомлення про скасування закритого заповіту.

У алфавітну книгу обліку заборон та арештів вносяться: прізвище, ім'я та по батькові власника майна, на яке накладається заборона або арешт, реєстровий номер нотаріальної дії. При знятті заборони або арешту в цій же книзі робиться відповідна відмітка.

Кожен нотаріус, на якого покладено здійснення таких нотаріальних дій, як вжиття заходів до охорони спадкового майна та видача свідоцтв про право на спадщину, крім всіх вищевказаних реєстрів, книг обліку депозитних операцій і особових рахунків депонентів, алфавітних книг, веде і інші додаткові книги обліку, пов'язані з оформленням права спадкування. Так,

- Всі заяви спадкоємців з проханням провести опис спадкового майна, повідомлення громадян, які займалися похоронами спадкодавця, органів міліції та житлових органів, інших організацій про зостався після померлих громадян майні, а також доручення інших нотаріусів про виробництво опису майна реєструються в книзі обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна,

- Виявлені при описі спадкового майна і вилучені нотаріусом для забезпечення їх збереження валютні цінності (дорогоцінні метали та дорогоцінні природні камені,валюта РФ, іноземна валюта, цінні папери у валюті РФ, цінні папери в іноземній валюті), ювелірні вироби з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння реєструються в книзі обліку цінностей під час ужиття заходів до охорони спадкового майна. При цьому в книзі обліку цінностей нотаріус зобов'язаний докладно описати кожну річ, зареєструвавши її під самостійним номером, і вказати оцінку;

- Кожне надійшла заява про прийняття спадкового майна, видачі свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, всі претензії кредиторів, заяви про вжиття заходів до охорони спадкового майна реєструються в кнігеучета спадкових справ. На підставі першої заяви, що надійшов до нотаріуса від кого-небудь з вищевказаних осіб, заводиться спадкове справу. Всі подальші заяви, що надходять у вже наявне спадкове справа (додаткові, від інших спадкоємців і кредиторів), також реєструються в день їх надходження в книзі обліку спадкових справ. На кожному такому заяві вказується час його надходження і номер спадкової справи;

- Прізвище, ім'я, по батькові спадкодавця, після якого зводиться спадкове справу, дата відкриття спадщини і номер спадкової справи вносяться в алфавітну книгу обліку спадкових справ, яка ведеться за прізвищами померлих.

Всі заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, відмову від спадщини, про видачу розпорядження про оплату витрат за рахунок спадкового майна, претензіїкредиторів, а також всі необхідні для оформлення права спадкування документи, витребувані від спадкоємців, інших фізичних і юридичних осіб, та примірник кожного видається нотаріусом документа підшиваються у спадковому справу.

Алфавітні книги (обліку заповітів, заборон відчуження майна та арештів, спадкових справ), а також книги обліку (заяв про вжиття заходів до охорони спадкового прийнятих на зберігання цінностей, спадкових справ) повинні бути прошиті, а аркуші їх пронумеровані. На зворотній стороні останньої сторінки має бути зазначена кількість пронумерованих і прошитих аркушів у книзі. Ця запис скріплюється підписом уповноваженої особи (органу юстиції чи нотаріальної палати) і відповідною печаткою.

Крім вищевказаних книг в діловодстві кожного нотаріуса повинні бути також:

- Журнал реєстрації вхідної кореспонденції;

- Журнал реєстрації вихідної кореспонденції;

- Журнал обліку дзвінків нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням нотаріальної контори.