Наряди залишаються нотаріусом документів та спадкових справ

Для зберігання всіх витребуваних та залишених після вчинення нотаріальної дії документів (у тому числі правовстановлюючих документів, копій з них, різних свідчень, виписок з державних реєстрів, довідок тощо), а також одного з примірників виготовлених нотаріальних документів нотаріуси повинні вести вбрання . Як правило, наряди формуються за видами нотаріальних документів. Так, договори про відчуження нерухомого майна разом з представленими для вчинення нотаріальних дій документами підшиваються в один наряд, заповіти - в іншій, довіреності - у третій, виконавчінаписи - в четвертий, документи, пов'язані з депозитним виробництвом, - у п'ятий, і т.д. Кожен наряд повинен бути озаглавлений залежно від видів підшитий у нього нотаріальних документів. Якщо нотаріус засвідчує, наприклад, багато договорів, пов'язаних з відчуженням нерухомого майна, він може підшивати в окремі наряди договори купівлі-продажу, дарування і відповідно озаглавлює їх. В окремий наряд групуються всі постанови про відмову у вчиненні нотаріальних дій. Окремо повинні бути зброшуровані та документи, що стосуються фінансово-господарської діяльності нотаріуса.

Наряди мають формуватися так, щоб у них можна було легко і швидко знайти необхідну в поточній роботі документ. Для цього слід на обкладинках нарядів вказувати і період часу, за який були виготовлені підшиті в них екземпляри нотаріальних та інших документів. Наприклад, так: «Договори про відчуження нерухомого майна, засвідчені в період з 5 січня по 14 лютого 2001 р". Документи в нарядах повинні бути підшиті у хронологічному порядку у міру здійснення нотаріальних дій, а всі листи пронумеровані. У нотаріальній практиці прийнято нумерувати листи нарядів олівцем, так як у випадку розірвання нотаріально посвідченого договору, наприклад щодо об'єкта нерухомості, знову стає дійсним підшитий в наряд правовстановлюючий документ, який повинен бути вилучений з наряду і повернений особі, який представив його нотаріусові.

Певний порядок встановлений для зберігання нотаріальних свідоцтв про правона спадщину та документів, на підставі яких такі свідчення були видані. По першому заявою про прийняття спадщини (про видачу свідоцтва про право на спадщину і т.д.), що надійшов до нотаріуса, на якого покладено вчинення цього нотаріальної дії (або в державну нотаріальну контору за місцем відкриття спадщини), заводиться спадкове справу на прізвище померлого із зазначенням його імені, по батькові та дати смерті. Це заяву та всі додані до нього документи підшиваються в окрему справу.

Всі подальші заяви - від інших спадкоємців, додаткові, про відмову від спадщини, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, про видачу розпоряджень про оплату витрат за рахунок спадкового майна, претензії кредиторів, а також інші документи, що винищив для оформлення права спадкування (оплати витрат), підшиваються у спадковому справу. До цього ж спадковому справі долучаються і всі листи, що надійшли від спадкоємців, копії відповідей на них нотаріуса, копії запитів, спрямованих у ті чи інші організації, відповіді на них та вся інша листування зі спадкового справі. Підшиваються у спадковому справу і акт опису майна, якщо нотаріус вжив заходів охорони, а також примірник кожного видається нотаріусом документа - свідоцтва про право на спадщину, свідоцтва про право власності, виданого який пережив дружину, розпорядження про оплату витрат за рахунок спадкового майна і т.д .

Після видачі свідоцтва проправо на спадщину всі аркуші спадкової справи повинні бути пронумеровані, кількість їх вказується на обкладинці цієї справи, і воно списується в архів. При подальшому зверненні спадкоємців, наприклад, для отримання додаткового свідоцтва про право на спадщину або дубліката втраченого свідоцтва, навіть через багато років після того, як було заведено спадкове справу, виробництво по ньому відновлюється. До матеріалів спадкової справи долучаються всі знову надійшли заяви, а також додані до них документи і екземпляри видаваних додаткових свідоцтв про право на спадщину. Про видачу дубліката робиться відповідний запис на заяві спадкоємця про втрату свідоцтва. Друге спадкове справу на одного і того ж спадкодавця не може бути заведена ні за яких обставин.

Повернення будь-яких документів особам, який представив їх при вчиненні нотаріальної дії, з нарядів або спадкових справ не дозволяється. Вилучення і видача наявних в нотаріусів документів можливі тільки у встановлених законом випадках при наступних обставинах:

1) при розірванні нотаріально посвідченого договору за угодою сторін нотаріус повертає представлений йому раніше правовстановлюючий документ, замінюючи його у вбранні копією з цього документа;

2) при визнанні угоди недійсною судом нотаріус на підставі вступило в законну силу рішення суду повертає правовстановлюючі документи на вимогу сторони, яка надала ці документи. Копії повернутих правовстановлюючих документів, а також рішення суду підшиваються в наряд;

3) на вимогу суду,прокуратури, органів слідства у зв'язку з які перебувають у їхньому виробництві кримінальними або цивільними справами, а також на вимогу арбітражного суду у зв'язку з що знаходяться в його вирішення спору нотаріус видає з нарядів документи, зазначені в ухвалі суду або постанові про виїмку, а також спадкові справи. При цьому нотаріус повинен скласти протокол виїмки й залишити в себе не лише запит (вимога), а й копії витребуваних документів і справ. Після набрання рішенням суду або вироку в законну силу нотаріальні документи повинні бути повернуті нотаріусу разом з копією судової постанови.