Видача дублікатів нотаріальних документів
При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси виготовляють відповідні нотаріальні документи. Так, при посвідченні угод виготовляються договори, довіреності тазаповіту, при здійсненні морського протесту - акт про морський протест, при забезпеченні доказів - протоколи допиту свідків і протоколи огляду письмових і речових доказів, при посвідченні тих чи інших фактів - свідоцтва і т.д. Ці нотаріальні документи підтверджують безперечні права громадян і юридичних осіб, а також факти, що мають юридичне значення. Одні документи призначені для використання їх протягом певного терміну (наприклад, довіреності, виконавчі написи), інші призначені для не обмеженого часом користування (наприклад, договори, свідоцтва про право на спадщину).
Засвідчуються нотаріально і такі документи, які встановлюють певні права або відразу ж після вчинення нотаріальної дії (наприклад, договір позики), або після їх державної реєстрації (наприклад, договір дарування автомашини), або після настання визначених у документі або в законі подій (наприклад, заповіт). Серед них особливе значення мають нотаріальні документи, які підтверджують виникнення права власності на об'єкти нерухомості в одних осіб та припинення цього права в інших. Договори купівлі-продажу, міни, дарування, свідоцтва про право власності та про право на спадщину житлових будинків, квартир та інших будівель, земельних ділянок та інших об'єктів нерухомості є правовстановлюючими документами і служать особам, яким вони видані, довгі роки. Через багато років після нотаріального посвідчення можуть бути затребувані і заповіту.
У випадках втрати справжніх нотаріальних документів, виданих громадянам і фізичним особам,замінити їх можуть тільки дублікати цих документів. За своєю юридичною значенням дублікат документа прирівнюється до справжнього документа і має однакову з оригіналом юридичну сілу1. Дублікат замінює загублений автентичний документ і може бути виготовлений за таких умов. По-перше, коли первісний справжній документ був складений у двох і більше примірниках, і, по-друге, коли один з справжніх примірників після вчинення нотаріальної дії залишився на зберігання в справах нотаріальної контори.
До прийняття Основ, за раніше діяв законодавству, державні нотаріальні контори в Росії виготовляли все нотаріальні документи не менш ніж у двох примірниках. Так, відповідно до ст. 55 Закону РРФСР про державний нотаріат договори, заповіти, доручення та інші документи, в яких викладалися зміст угод, повинні були бути представлені державному нотаріусу не менш ніж у двох примірниках, один з яких залишався у справах державної нотаріальної контори. Відповідно до інструкцій про порядок вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами РРФСР від 31 січня 1975 р. та від 6 січня 1987 залишалися у справах контори примірник акта про морський протест (п. 174), а також примірник кожного документа, складеного в порядку забезпечення доказів (п. 182).
Після прийняття Основ одні нотаріуси продовжували виготовляти всі нотаріальні документи, як це було передбачено в діяла ще тоді інструкції від 6 січня1987 р., у двох і більше примірниках і залишати один з них у справах контори, інші, вирішили, що вищевказані норми інструкції від 6 січня 1987 суперечать знову прийнятим законодавством, уже з 1993 р. виготовляли і продовжують виготовляти в даний час в двох і більше примірниках лише ті деякі документи, щодо яких в Основах передбачено, що один примірник їх обов'язково залишається в справах контори. До таких документів згідно з ч. 1 ст. 60 Основ відносяться заповіту, договори про заставу майна, зведенні житлового будинку, відчуження житлового будинку та іншого нерухомого майна. Такі документи «надаються нотаріусу не менш ніж у двох примірниках, один з яких залишається у справах нотаріальної контори». Крім того, згідно з ч. 2 ст. 60 нотаріус приймає на зберігання один екземпляр документа, в якому викладається зміст та інших угод, крім зазначених у ч. 1 ст. 60, але робить він це не за власною ініціативою, а лише на прохання особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії. Інших норм, де була б передбачено обов'язок нотаріусів залишати в себе примірники документів, що виготовляються при здійсненні будь-яких інших крім правочинів нотаріальних дій, в Основах законодавства про нотаріат немає. Через неврегульованість у чинному законодавстві даного питання і склалася різна нотаріальна практика, хоча для російського нотаріату це зовсім нехарактерно.
Для формування одноманітно нотаріальної практики і підтримки що має свій особливий сенс традиції в питанні виготовлення нотаріальних документів Міністерство юстиції РФ вважало за доцільне рекомендувати нотаріусам складати у двох примірниках заяви фізичних та юридичних осіб для передачі їх іншим фізичним і юридичним особам, а також всі нотаріальні свідоцтва, один примірник з яких залишати у справах контори (п. 5 і 44 Методичних рекомендацій). Крім того, Міністерство юстиції рекомендує залишати в справах нотаріуса один екземпляр документа, пред'явленого для здійснення посвідчувального напису про час пред'явлення цього документа. Якщо ж звернулися пред'являється один примірник такого документа, нотаріусу рекомендується зробити з нього копію, здійснити на ній посвідчувального напис про час пред'явлення документа і залишити цю копію у своїх справах (п. 43).
Згідно зі ст. 52 Основ нотаріуси видають дублікати виготовлених ними документів за письмовими заявами громадян, законних представників юридичних осіб, від імені або за дорученням яких скоювалися нотаріальні дії. Однак дублікати деяких документів можуть бути видані та іншим особам. Так, дублікат документа, що підтверджує приналежність спадкового майна спадкодавцеві, може бути виданий його спадкоємцям, а при переході права на прийняття спадщини - і спадкоємцям померлого спадкоємця (тобто всім тим, хто має право успадковувати майно, вказане в документі).
Особливо слід зупинитися на питанні про те, хто має право отримати дублікатзаповіту. Серед нотаріусів нерідко виникають розбіжності в питанні про те, чи можуть вони видавати дублікат заповіту при житті заповідача. Перший привід для розбіжностей закладений у чинному законодавстві. Так, дублікат заповіту може бути виданий з дотриманням вимог ст. 52 Основ. Однак у ст. 52, що передбачає підстави і порядок видачі дубліката нотаріального документа, зазначено, що при видачі дубліката повинні дотримуватися вимоги ст. 5 Основ. З усіх вимог ст. 5 лише одне має відношення до видачі дублікатів нотаріальних документів. Ця вимога сформульовано так: «Відомості (документи) про вчинені нотаріальні дії можуть видаватися тільки особам, від імені яких ... вчинені ці дії »(ч. 3). Разом з тим і в самій ст. 52 передбачено, що дублікати втрачених документів видаються громадянам, від імені яких здійснені нотаріальні дії. Відсилання до ст. 52 до ст. 5 змушує нотаріусів рахуватися і з іншим вимогою, що містяться в ч. 4 ст. 5 Основ, згідно з яким «довідки про заповіт видаються тільки після смерті заповідача». Наявність цієї вимоги в ст. 5, яку нотаріуси зобов'язані дотримуватися при видачі дублікатів, дає підставу відстоювати позицію, що дублікат заповіту взагалі не може бути виданий за життя заповідача, у тому числі і йому самому.
Іншим приводом для розбіжностей є раніше існувала в російському нотаріат практика видачі дублікатів заповітів. Довгіроки аж до 1987 р. державні нотаріуси взагалі не видавали дублікати заповітів за життя заповідача. Дублікат заповіту міг бути виданий, по-перше, тільки після смерті заповідача і, по-друге, тільки його спадкоємців за цим заповітом, або в разі смерті спадкоємця за заповітом - його спадкоємцям. У літературі, присвяченій нотаріату, писали: «Особливий порядок передбачений відносно дубліката заповіту, який може бути виданий тільки зазначеним у заповіті спадкоємцям ...», або« дублікат заповіту видається спадкоємцям ... »і т.д. Однак принципові зміни у вирішенні цього питання відбулися після прийняття останньої радянської інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій від 6 січня 1987 р. В ній вперше на рівні підзаконного нормативного акту було передбачено, що «дублікат заповіту може бути виданий заповідача» (абз. 6 п. 25). Зараз, коли ця інструкція визнана такою, що втратила силу, питання про те, чи може бути виданий дублікат заповіту при житті заповідача, знову став предметом дискусій серед нотаріусів.
Висловлюючи свою точку зору з даного питання, думаємо, що дублікат заповіту за чинним законодавством може бути все-таки видано не тільки після смерті заповідача його спадкоємцям, а й самому заповідача. Адже цільове призначення вимоги ст. 5 Основ про те, що довідки про заповіт видаються тільки після смерті заповідача, - забезпечення таємниці вчинюваних нотаріальних дій, і не більше. Ця вимога, що забезпечує таємницювчинюваних нотаріальних дій в інтересах самих же заповідачем, відноситься, звичайно ж, не до заповідача, а до їх спадкоємцям. До того ж дублікат ні за яких обставин не можна назвати довідкою. Тому за ст. 52 і ч. 3 ст. 5 дублікат заповіту може бути виданий самому заповідача, а за ч. 4 ст. 5 дублікат заповіту може бути виданий після смерті заповідача зазначеним у заповіті спадкоємцям після пред'явлення ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат заповіту може бути виданий їх спадкоємцям після пред'явлення ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця, після якого вони успадковують. Якщо вони успадковують за законом, тоді вони повинні додатково подати нотаріусу та документи, що підтверджують їх родинні стосунки з померлим спадкоємцем за заповітом. Разом з тим не можна не відзначити, що норми ст. 5 і 52 Основ, що передбачають видачу дублікатів нотаріальних документів, з метою правильного їх застосування повинні бути викладені більш детально, ніж зараз, і більш ясно.
У такому ж порядку, як було описано вище, нотаріуси видають дублікати заповітів, які надійшли на зберігання до нотаріальної контори від посадових осіб, яким відповідно до ст. 1127 ГК РФ надано право оформляти заповіту, прирівняні до нотаріально посвідчених. Відповідно до діючих правил ці посадові особи зобов'язані Залишенийними після посвідчення один примірник заповіту направляти на зберігання, як тільки для цього представиться можливість, через органи юстиції нотаріусу за місцем проживання заповідача.
Для отримання дубліката особа, від імені або за дорученням якого було здійснено нотаріальну дію (або його спадкоємці або правонаступник юридичної особи), подає нотаріусу, у якого зберігається примірник залишеного при вчиненні нотаріальної дії документа, письмову заяву. У заяві повинно бути вказано, дублікат якого документа вимагається, коли і кому цей документ був виданий, а також за яких обставин втрачено. Якщо дублікат просять видати спадкоємці особи, від імені якого було скоєно нотаріальна дія, до заяви повинні бути включені відповідні документи (копії свідоцтва про смерть, а в необхідних випадках копії документів, що підтверджують родинні стосунки). Видача дубліката є самостійним нотаріальним дією. Здійснюється воно з дотриманням таких вимог і в такій послідовності:
1) встановлюється особа звернулася за отриманням дубліката особи;
2) виготовляється дублікат документа, при цьому дублікат повинен містити весь текст зберігається у нотаріуса документа, у тому числі і текст посвідчувального напису з вказівкою прізвища та ініціалів (або імені та по батькові) нотаріуса, який вчинив нотаріальну дію, і текст друку;
3) на дублікаті документа здійснюється за встановленою формою посвідчувального напис про видачу дубліката;
4) за які вчиняють нотаріальні дії стягується державне мито (плата за тарифом);
5) дублікат реєструється в реєстрі чиненихнотаріальних дій;
6) заяву про видачу дубліката та додані до нього копії документів (якщо вони потрібні) долучаються до справжнього нотаріальному документу. Дублікат правовстановлюючого документа, виданий на будь-які об'єкти нерухомого майна, повинен бути представлений для державної реєстрації у відповідні органи, як колись був представлений туди оригінал правовстановлюючого документа.