Вимоги до документів, що подаються нотаріусу і вихідним від нотаріуса

Нотаріусам у своїй повсякденній діяльності доводиться постійно мати справу з документами, притому не лише сучасними, але і відав давно. Документи, на підставі яких або відповідно до яких вчиняються нотаріальні дії, повинні відповідати певним вимогам. У цьому параграфі мова піде про що пред'являються до документів вимоги в основному технічного характеру. Відповідно до ч. 1 ст. 45 Основ законодавства про нотаріат нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або приписки, закреслені слова та інші не обумовлені виправлення, а також сповнені олівцем. З таких документів нотаріуси не вправі свідчити копії, виписки, перекази. Не можуть бути прийняті такі документи і в якості правовстановлюючих. Якщо в пред'являється для вчинення нотаріальної дії документі є який-небудь з перерахованих дефектів, нотаріус зобов'язаний роз'яснити хто звернувся, які заходи йому необхідно зробити, щоб нотаріальну дію все-таки було в подальшому скоєно. Наприклад, коли в технічному паспорті на автомобіль є необумовлених виправлення, довіреність на його продаж, користування чи розпорядження не може бути нотаріальнопосвідчена до тих пір, поки в технічний паспорт не внесуть відповідне застереження, скріплену підписом особи та печаткою організації, що видала технічний паспорт. Якщо у свідоцтві про народження спадкоємця є підчистка, а цей документ він пред'являє для оформлення права спадкування, нотаріус повинен запропонувати йому запросити з органу загсу, що видав цей документ, повторне свідоцтво про народження. Коли ж при оформленні договору про відчуження нерухомості нотаріусу пред'являється правоустановчий документ на об'єкт нерухомості відчужується, в якому є будь-які необумовлені виправлення, нотаріус такий документ прийняти не може. Він має запропонувати власнику об'єкту нерухомості отримати дублікат правовстановлюючого документа, і т.д. У разі, якщо звернувся наполягає на здійсненні необхідного йому нотаріальної дії за наявні в нього документи, нотаріус повинен винести постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії, посилаючись при цьому поч. 1 ст. 45 Основ.

«Коментовані норми містять гарантії, що забезпечують встановлення нотаріусом дійсно існуючих фактів і правових відносин, а значить і вчинення нотаріальних дій у повній відповідності до законодавства. Заборона приймати документи, де є підчистки, приписки, закреслені частини тексту та інші необумовлені виправлення, обумовлено тим, що подібні дефектні документи викликають обгрунтовані сумніви в їх достовірності та достовірності. Не можна також випустити з уваги небезпеку різних зловживань, аж до умисних підлогова і спотворень, караємо в кримінальному порядку »1. Цей вислів В.К.Пучінского про призначення норм ч. 1. ст. 27 Закону РРФСР про державний нотаріат повною мірою відноситься зараз і до досліджуваних нормам ч. 1 ст. 45 Основ. Адже норми ч. 1 ст. 45 Основ раніше містилися в ч. 1 ст. 27 Закону РРФСР точно в такій же редакції.

Нотаріуси повинні добре знати, які правила зобов'язані керуватися при оформленні тих чи інших документів організації та установи, які їх видають. Так, з величезної кількості існуючих документів нотаріусам найчастіше доводиться мати справу зі свідченнями про державну реєстрацію актів цивільного стану, притому виданими в самий різний час. Тому нотаріуси щоб уникнути засвідчення копій з підроблених документів повинні знати правила їх видачі, не тільки діють в даний час, а й діяли раніше в Росії, а також форми бланків і в які роки вони змінювалися. До Великої Вітчизняної війни і в післявоєнні роки, наприклад, ведення записів актів громадянського стану в Росії регулювалося інструкцією НКВС СРСР 1937 р. (була видана окремою брошурою). Зараз форми свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, порядок їх заповнення встановлюються Урядом РФ1. Бланки таких свідчень - про народження, шлюб, розірвання шлюбу, про усиновлення (удочеріння), встановлення батьківства, про зміну імені або смерті відповідно до ФЗ від 15 листопада 1997«Про акти цивільного стану» виконуються друкарським способом на гербовому папері, є документами суворої звітності. Кожен такий бланк має серію та номер. Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану підписується керівником органу запису актів цивільного стану і скріплюється печаткою цього органу. Бланки свідоцтв виготовляються тільки організацією, уповноваженою Урядом РФ (п. 4 ст. 6 і ст. 8).

Законодавчо закріплені і вимоги, які повинні дотримуватися самі нотаріуси при оформленні нотаріальних документів. Відповідно до ч. 2 ст. 45 Основ3 текст нотаріально посвідчується правочину повинен бути написаний, по-перше, ясно і, по-друге, чітко. Перша вимога - єдине з усіх, що містяться у ст. 45, відноситься не до технічних, а смисловим. Воно означає, що зміст будь-якої операції повинне бути викладено цілком виразно. Не можна, наприклад, у договорі міни житлових приміщень вказувати: «Васильєв Микола Сергійович змінює належить йому на праві власності квартиру № 45 в будинку 27 по вулиці Здоровцева в Санкт-Петербурзі на частку житлового будинку № 7, що знаходиться в Санкт-Петербурзі, м. Зеленогірська , вул. Леніна і належить Горєлова Дмитру Олексійовичу ... »У договорі треба обов'язково точно передбачити, на яку конкретно - одну другу, одну четверту і т.д. - Частку будинку змінюється квартира. Адже якщо Горєлова Д. А. належить одна друга частка, і саме її він змінює, то надалі вінможе заперечувати договір з таким формулюванням в суді і при цьому стверджувати, що він міняв не всю належну йому частку, а лише частина його. Розібратися ж суду в цій суперечці буде не просто. Зміст всякого договору, засвідчується нотаріусом, повинно бути викладено так, щоб не залишалося ніяких сумнівів щодо його предмету, зобов'язань, ціни (якщо він платній) і всіх інших умов. Особливо важливо дотримуватися законодавча вимога про те, що текст угоди повинен бути написаний ясно, коли нотаріуси засвідчують довіреності. Якщо звернувся просить нотаріуса засвідчити, наприклад, довіреність на приватизацію муніципального житлового приміщення, не можна текст довіреності викласти так, щоб по ній можна було ще й зробити відчуження цього житлового приміщення.

Нотаріальні документи можуть бути виготовлені з використанням ксерокса, комп'ютера, друкарської машинки і навіть написані від руки. Текст документа повинен бути чіткий - розбірливий, легко читається. Якщо документ надрукований на друкарській машинці, то на всіх його примірниках має бути чіткий шрифт, якщо написаний від руки, то неодмінно чітким почерком.

Відповідно до ч. 2 ст. 45 Основ що відносяться до змісту документа числа і строки мають бути позначені в документі хоча б один раз словами, наприклад: «... земельну ділянку розміром 1200 (тисячу двісті) кв. м. .. »Прізвища, імена та по батькові громадян, адресу їх місця проживання маютьбути в нотаріальних документах написані повністю (при повторенні ім'я та по батькові вказуються ініціалами), найменування юридичних осіб - без скорочень, із зазначенням адрес їхнього органів. Міністерство юстиції, крім того, рекомендує в посвідчуваних або видаються нотаріусом документах щодо фізичних осіб зазначати і дату їх народження, а при вчиненні нотаріальних дій від імені іноземних громадян також їх громадянство; щодо юридичних осіб - індивідуальний номер платника податків, дату та місце державної реєстрації , номер реєстраційного свідоцтва, крім юридичного та адреса фактичного місця знаходження.

У випадках, коли нотаріальні документи викладені на кількох окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у документі вказується під місцем скріплення, запис про це завіряється підписом нотаріуса і його печаткою. Точно такі ж вимоги самі нотаріуси пред'являють до оформлення документів, що подаються ним для здійснення тих чи інших нотаріальних дій - засвідчення копій з них, як правовстановлюючих при посвідченні угод і т.д. Документи, що не відповідають зазначеним вимогам, для вчинення нотаріальних дій не приймаються.

У нотаріат всі документи традиційно виготовляються без будь-яких виправлень. І нотаріуси повинні прагнути підтримувати склалася традицію. Тому у випадку, коли допущена помилка помічена до того, як документ виданий, або відразу ж при видачі, то його все-таки краще виготовити наново. В інших випадках виправляти помилки, вписуватипропущені слова треба за такими правилами:

1) у документах, в яких не підписуються що звернулися за вчиненням нотаріальної дії особи (різні свідоцтва, копії з документів, переклади, виконавчі написи і т.д.), виправлення, зроблені в тексті, вписані слова обмовляються нотаріусом, підтверджуються його підписом і скріплюються печаткою. При цьому виправлення повинні вноситися так, щоб початковий текст можна було прочитати і після його виправлення;

2) у документах, що підписуються що звернулися (договорах, дорученнях, заповіти та заявах, банківських картках, актах про морський протест, протоколах допиту свідків, огляду письмових і речових доказів і т.д.), виправлення, вписані слова повинні бути обумовлені та підтверджені підписами звернулися за вчиненням нотаріальної дії особами, а також обговорені нотаріусом, підтверджені його підписом і печаткою. Первинний текст після його виправлення повинен залишатися читабельним.