Засвідчення вірності копій документів і виписок з них, копій з копій документів
Нотаріуси відповідно до ст. 77 Основ свідчать вірність копій документів і виписок з них. За чинним законодавством нотаріуси зобов'язані виконувати цю нотаріальну дію в усіх випадках, коли до них звертаються з подібним проханням. При цьому для нотаріального засвідчення вірності копії документа, виписки з нього всяке юридична особа або громадянин можуть звернутися до будь-якого нотаріуса будь-якого нотаріального округу, а також до уповноваженого на вчинення нотаріальних дій посадовій особі органу місцевого самоврядування або консульської установи. Вірність копії засвідчується нотаріально лише за умови пред'явлення справжнього документа і звірення з ним копії.
Для вчинення нотаріальної дії засвідчення вірності копії документа або виписки з нього до нотаріуса може звернутися не тільки особа, якій цей документ виданий, але і будь-яке інше обличчя. Нотаріуси не мають права відмовляти в скоєнні цього нотаріальної дії, якщо до них звертаються не самі особи, які отримали ці документи, а інші.
Нотаріальнозасвідчується копії документів і виписок з них, виданих як юридичними, так і фізичними особами (громадянами) за умови, що ці документи не суперечать законодавчим актам РФ ні за змістом, ні за формою. Наприклад, нотаріус не має права засвідчити вірність копії з доручення, виданого строком на п'ять років, бо така довіреність суперечить нормі, закріпленій у п. 1 ст. 186 ЦК, відповідно до якої термін дії будь-якої довіреності не може перевищувати трьох років.
Якщо документ, вірність копії з якого просять засвідчити нотаріально, складений не за встановленою формою або не на бланку, а для таких документів існують бланки єдиного зразка (наприклад, дипломи, атестати про освіту, трудові книжки, різноманітні свідоцтва органів загсу - про народження, шлюб , смерть, зміну прізвища, імені, по батькові, про усиновлення, встановлення батьківства), нотаріус не повинен свідчити вірність копії з нього.
Не може нотаріус свідчити і копію з документа, в якому немає будь-якого обов'язкового реквізиту, встановленого для документів даного виду (номер, дата видачі, підпису, друк і т.д.); якщо бланк, відбиток печатки і штампу містять різні найменування організації , що видала документ; якщо дата видачі документа передує даті виготовлення бланка, на якому виготовлений документ. «Нечіткий, стертий відбиток печатки може також послужити причиною відмови в засвідчення копії».
Чи не свідчить нотаріально копія з документа, в якому містяться відомості, що порочать честь,гідність чи ділову репутацію громадянина, або ділову репутацію юридичної особи. Не має права нотаріус свідчити і копії з медичних документів (висновків, довідок), що містять відомості про психічне захворювання громадянина. У таких випадках нотаріус повинен пояснити хто звернувся до нього особі причину, по якій він не може розмножувати подібні документи, і яким чином цій особі вчинити, щоб мати можливість представити цей документ туди, куди він потрібен.
Не повинні нотаріуси нотаріально свідчити і копії документів, які вони залишають у своєму архіві при оформленні права спадкування, посвідченні угод і т.д. Такі копії, що залишаються в спадкових справах, вбраннях документів, просто завіряються підписом нотаріуса. При цьому в реєстрі реєстрації вчинюваних нотаріальних дій вони не реєструються і державне мито (оплата за тарифом) за такі копії не стягується.
Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчується тільки тоді, коли справжність його підпису засвідчена нотаріально або посадовою особою підприємства, установи, організації за місцем роботи, навчання або проживання громадянина (ст. 78 Основ).
Не можна свідчити копії з документів, виданих громадянами, справжність підпису яких засвідчена в організаціях, не зазначених у чинному законодавстві (наприклад, в громадській організації, фонді, військкоматі і т.д.). «Дані організації можуть засвідчити справжність підпису лише на документі громадян, що працюють у цих організаціях».
Виписка може бути засвідчена тоді, коли вона відтворює повний текст частини документапо певного питання, а в самому документі містяться рішення кількох не зв'язаних між собою питань (ст. 77 Основ). Наприклад, виписка з трудової книжки може бути засвідчена, якщо вона виготовлена так: повністю відтворено текст першої сторінки документа (назва, прізвище, ім'я та по батькові власника, рік народження, освіта, професія, вказівка про наявність підпису власника, друку установи, що видала трудову книжку , підпису посадової особи). Далі вже слід безпосередньо сама виписка, для засвідчення якої звернулися до нотаріуса: номер і зміст запису, вказівка про наявність підпису посадової особи та печатки.
Відповідно до ст. 45 Основ не можна свідчити копії документів, виписки з них, копії з копій, якщо:
- В документі (копії) є підчистки або приписки, закреслені слова та інші не обумовлені виправлення,
- Документ (копія) виконаний олівцем,
- Документ написаний на декількох сторінках, не прошитих, не пронумерованих і не скріплених печаткою.
Вірність копії з копії документа засвідчується за умови, якщо сама копія засвідчена нотаріально або видана юридичною особою, від якої виходить документ, на його бланку, скріплена печаткою і містить відмітку про те, що справжній документ знаходиться у цієї юридичної особи (GT. 79 Основ) . Такі вимоги до оформлення копій документів містяться в Указі Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копійдокументів, що стосуються прав громадян ».
При засвідченні вірності копій, виписок і копій з копій документів на них у верхньому правому куті нотаріуси повинні вказувати, що це - «копія», або «виписка», або «копія з копії». Нотаріальне засвідчення підтверджується здійсненням відповідної посвідчувального напису наступного змісту:
1) на копії документа -
Форма № 51
Місто (село, селище, район, край, область, республіка) Дата (число, місяць, рік) прописом
Я, (прізвище, ім'я, по батькові), нотаріус (найменування державної нотаріальної контори або нотаріального округу), свідчу вірність цієї копії з оригіналом документа. В останньому підчисток, приписок, закреслених слів і інших необумовлених виправлень або яких-небудь особливостей немає.
Зареєстровано в реєстрі за №
Стягнуто держмита (за тарифом)
ПечатьНотаріус Підпис
2) на виписці з документа -
Форма № 52
Місто (село, селище, район, край, область, республіка) Дата (число, місяць, рік) прописом
Я, (прізвище, ім'я, по батькові), нотаріус (найменування державної нотаріальної контори або нотаріального округу), свідчу вірність цієї виписки з (найменування документа). В останньому підчисток, приписок, закреслених слів і інших необумовлених виправлень або яких-небудь особливостей немає.
Зареєстровано в реєстрі за №
Стягнуто держмита (за тарифом)
ПечатьНотаріус Підпис
3) на копії з копії документа -
Форма № 53
Місто (село, селище, район, край, область, республіка) Дата (число, місяць, рік) прописом
Я, (прізвище, ім'я, по батькові), нотаріус (найменування державної нотаріальної конториабо нотаріального округу), свідчу вірність цієї копії з копії документа. У представленій копії підчисток, приписок, закреслених слів і інших необумовлених виправлень або яких-небудь особливостей немає.
Зареєстровано в реєстрі за №
Стягнуто держмита (за тарифом)
ПечатьНотаріус Підпис
У багатьох підручниках і навчальних посібниках з нотаріату, виданих і двадцять, і десять років тому, наголошується, що засвідчення вірності копій документів і виписок з них в Росії відноситься «до найбільш поширеним нотаріальним діям». На початку 80-х років засвідчення копій становило «близько 70% всіх скоєних нотаріальних.действій». Але і на початку XXI століття серед всіх вчинюваних нотаріальних дій «за кількісним складом продовжує лідирувати засвідчення копій документів» 3. Наприклад, з 388 221 нотаріальної дії, здійсненого нотаріусами Ставропольського краю за перше півріччя 2001 р., число нотаріальне засвідчення ^ 1х копій склало 201 4764.
Більше того, Уряд Російської Федерації все частіше приймає різні постанови, в яких передбачається необхідність представлення в ті чи інші державні органи нотаріально засвідчених копій документів. Так, тільки в кінці 2000 р. були прийняті: 1) постанову від 18 жовтня 2000 р. «Про затвердження Положення про ліцензування освітньої діяльності», в якому передбачена необхідність представлення в ліцензує орган нотаріально засвідчених копій статуту та свідоцтва про державну регістраціі1; 2) постанову від 30 грудня 2000 р. «Про затвердження Правил видачі дозволів наустанова акцизних складів, їх функціонування та здійснення податкового контролю за їх роботою », що містять список нотаріально завірених копій документів (не менше п'яти!), які необхідно подати для отримання дозволу на заснування акцизного склада2.
Центральний банк Російської Федерації в положенні № 129-П від 21 грудня 2000 р. «Про видачу територіальними установами Центрального банку Російської Федерації дозволів юридичним особам-резидентам на здійснення окремих видів валютних операцій, пов'язаних з рухом капіталу» також вказав, що копії документів, що подаються для отримання дозволу, повинні бути нотаріально засвідетельствовани3.
Подібне явище не повинно залишатися без уваги нотаріального співтовариства. Навряд чи де-небудь ще в світі нотаріуси - фахівці найвищої кваліфікації, в таких масштабах займаються копіюванням різних документів. Тенденція «змушувати звертатися до нотаріусів» всякий раз, коли якому-небудь чиновнику необхідна копія з документа, нічим не може бути виправдана: кожен фахівець, якому держава довірила виконувати будь-яку роботу, без особливих зусиль може і сам не тільки виготовити за допомогою сучасної техніки копію з документа, але і звірити її з подоланням документом. Такі тенденції «завантажити нотаріусів роботою» навряд чи дозволять російському нотаріату розвиватися в тому напрямку, до якого його зобов'язує членство в Міжнародному союзі латинського нотаріату.